通过(更好的)内部控制来保护企业资产

许多企业主发现，他们的资产并没有像他们想象的那样得到很好的保护.  由一两个员工管理所有财务的小型企业特别容易受到资产挪用的影响.  通常没有制衡机制来验证交易是否准确或适当.

According to the 美国注册欺诈检验员协会2016年度报告在美国，他们研究的所有案例的损失中值为15万美元. 当计划持续五年以上时，损失中值上升到85万美元.  有欺诈热线的企业比没有的企业更有可能通过举报来发现欺诈行为.

当适当的财务和经营控制不到位时，员工(和所有者!)可以学会操纵会计系统，使之对自己有利.  他们是拿了公司的钱还是犯了错误还不得而知, 最终结果会极大地影响公司的管理决策, financial reports, tax filings, 和金融稳定.

Unfortunately, 一旦你的财务记录被篡改, 发现问题是极其困难的.  大多数标准会计惯例并不是为了揭露内部问题，比如盗用公款.

Therefore, 保护公司资产的最佳方法是认识并改善内部程序中的弱点.  以下的商业惯例和程序可以帮助你减少潜在的内部控制问题:

• 在顶部设定基调: 管理层必须在工作场所建立道德氛围，并始终坚持这些价值观.  员工更有可能像管理层那样行事.

• 相关职责应分配给不同的人: 某些会计和业务职能旨在相互参照以确保准确性:
  • 支票的书写、签名和邮寄
  • 材料的订购、付款和接收
  • 处理现金并在会计系统中记录现金
  • 接受客户订单，完成订单，并为客户开具发票

    这些程序可以及时地揭示您记录中的不一致之处.

• 每月核对和检查银行对账单: 如果你及时查看银行对账单，它可以告诉你很多十六浦网址下载你的业务的信息.  检查支票和背书, 跟踪账户之间的交易, 比较工资支票和员工记录, and ask questions.  检查银行对账单是否有异常提款.  如果你的银行提供这种服务，你可以考虑积极的薪酬体系.

• 在签署支票或授权交易前，请检查支持文件: 当你坚持要查看原始文档时, 你的员工会变得更准确，更清楚地表达他们的需求.  您还应该偶尔核实供应商和员工的名字.  并记得在支票上签字后取消证明材料.  考虑对超过某个阈值的检查使用双重签名.

• 锁好您的贵重物品: 保管空白支票和签名章，每天存入现金和支票.  在所有收到的支票上加盖“仅供存款”的印章。.  同样重要的是，为所有会计人员和关键人员提供忠诚担保和保险.

• 了解你的员工并检查他们的行为变化: 在雇佣员工之前一定要核实员工的证明人.  也, 考虑是否需要进行其他适当的背景调查, 包括但不限于对信用信息的需求, 机动车的报告, 和刑事搜查. 许多白领犯罪未被报告，并继续重复发生.  注意问题迹象:可能滥用药物, change in lifestyle, living beyond means, 占有欲的工作, 或者不去度假.

这一有限的内部控制清单可以帮助揭示财务差异，保护公司的资产，并认可员工的卓越努力.

了解更多十六浦网址下载Herbein + Company, 公司 .的信息. 能否帮助您回顾当前的内部控制，或制定并实施适当的控制措施，以保护您的公司, contact Steven M. 狼在 smwolf@viennafranchise.com.